La aplicación de perfil gráfico que los departamentos de marketing han soñado (y que nosotros construimos)
Esto vuelve a suceder. El equipo de ventas de Malmö acaba de enviar un folleto de producto a un cliente importante. El logotipo es de 2019. La tipografía no coincide con su identidad gráfica. Los colores son "casi" pero no del todo correctos. El departamento de marketing de Estocolmo suspira cuando llega el correo electrónico. Por tercera vez este mes.
A pesar de las directrices de marca claras, las plantillas preparadas y la documentación exhaustiva, el material que no es de marca sigue apareciendo. Las herramientas de diseño existentes son fantásticas, pero requieren una amplia formación o dan demasiada libertad. El resultado es el mismo: material que no sigue el perfil, frustración en el departamento de marketing y una identidad de marca debilitada.
Después de más de 20 años produciendo material visual para empresas, en Multiproduktion hemos visto este problema desde ambos lados. Hemos sido los que producimos contenido profesionalmente y hemos sido asesores cuando las empresas han luchado con la coherencia de la marca. Así que construimos la solución que los departamentos de marketing realmente necesitan: una aplicación donde tengas control total sobre el diseño, pero donde los empleados puedan crear material local fácilmente en segundos en lugar de horas.
En este artículo explicamos el problema con las soluciones actuales, mostramos nuestro enfoque con un sistema de plantillas inteligente y un banco de activos centralizado, y cómo la combinación transforma lo que antes tomaba horas en segundos.
El problema con "Hágalo usted mismo" - Por qué las herramientas existentes fallan
Nos encantan las herramientas de diseño modernas. Canva es fantástico. Adobe Express es potente. Pero aquí está la verdad: estas herramientas no resuelven el problema de la consistencia de la marca para empresas con múltiples departamentos. Resuelven otro problema: hacen que el diseño sea accesible para todos. Y ahí radica la paradoja.
Imaginen este escenario: Han gastado cientos de miles de coronas en desarrollar una identidad visual. Su agencia ha entregado plantillas perfectas. Tienen directrices de marca detalladas. Incluso han realizado talleres sobre la importancia de una comunicación uniforme. Sin embargo, semana tras semana ven cómo se produce material que no sigue el perfil.
El problema no es que sus empleados no se preocupen. El problema es que las herramientas existentes, por buenas que sean, dan a los usuarios la posibilidad de "salirse de la marca". Pueden cambiar la tipografía. Ajustar colores. Mover el logotipo. Hacerlo más grande, más pequeño, girarlo – independientemente de lo que digan sus directrices. Porque la herramienta está diseñada para la libertad, no para el control.
Luego tenemos los procesos de aprobación. En teoría, todo debe revisarse antes de publicarse. En la práctica, se convierte en un cuello de botella. El departamento de marketing se ahoga en solicitudes de revisión. El material se queda atascado esperando aprobación. Los equipos locales que necesitan actuar rápidamente eligen seguir adelante de todos modos – y ahí estamos de vuelta en el punto de partida.
Pero hay un cuarto problema que rara vez se menciona: activos dispersos. La nueva logotipo está en Google Drive. Las imágenes de productos del trimestre anterior están en Dropbox. Alguien tiene todas las fuentes en su computadora. Las fotos del equipo de la contratación están en otro sistema. Cuando el vendedor en Gotemburgo quiere hacer una presentación, no sabe qué versión del logotipo es la correcta o dónde encontrar imágenes aprobadas. Así que buscan el nombre de la empresa y usan lo que encuentran. La mayoría de las veces son versiones antiguas.
Cuatro Errores Comunes
Demasiada libertad conduce al caos. Dar a los empleados acceso a herramientas de diseño sin restricciones y obtendrán cien interpretaciones diferentes de su identidad visual. Cada gerente local cree que solo está "mejorando un poco".
Demasiadas reglas hacen que nadie use el sistema. Si el proceso es demasiado complicado o requiere demasiadas aprobaciones, los equipos optan por encontrar sus propias soluciones. Surgen sistemas paralelos. El control es una ilusión.
La revisión manual no es escalable ni eficiente. Cuando cada folleto, presentación y publicación en redes sociales debe ser revisado por el departamento de marketing, el trabajo se detiene. No se puede capacitar a 200 empleados en diseño gráfico. Pero tampoco se puede revisar todo lo que producen.
Los activos dispersos garantizan un uso incorrecto. Cuando los activos aprobados están en cinco lugares diferentes, es imposible garantizar que se utilice la versión correcta. El resultado: logotipos antiguos, imágenes no aprobadas y material que parece anticuado.
Hemos visto esto una y otra vez en las empresas con las que trabajamos. El problema no es la falta de ambición o herramientas, sino que las herramientas no están diseñadas para esta necesidad específica.
Lo que realmente necesitan los departamentos de marketing
Definamos el Santo Grial. Si pudieran desear libremente, ¿cómo sería la solución perfecta?
Los empleados pueden crear material por sí mismos. El equipo de ventas necesita presentaciones personalizadas para diferentes segmentos de clientes. Las oficinas locales quieren publicar en redes sociales sobre sus eventos. RRHH necesita material de incorporación. Todos quieren poder actuar rápidamente sin esperar al departamento de marketing.
El material siempre tiene un aspecto profesional y sigue un perfil gráfico. No "aproximadamente" o "cerca" - exactamente correcto. Logotipo en el lugar correcto, en la versión correcta. Colores que coinciden perfectamente con su paleta. Tipografía que es coherente. Diseño que funciona.
El departamento de marketing tiene total control sobre lo que se puede cambiar. Usted decide exactamente qué elementos están bloqueados y cuáles pueden personalizar los usuarios. Nadie puede "equivocarse" al cambiar algo que no debería.
Todos los activos aprobados están en un solo lugar. Imágenes, videos, logotipos, fuentes, fotos de productos - todo lo que ha aprobado para su uso, recopilado y organizado. Nadie necesita adivinar qué material está permitido utilizar.
No se necesita formación. El sistema debe ser lo suficientemente intuitivo como para que cualquiera pueda utilizarlo. La primera vez. Sin manual.
El proceso toma segundos, no horas. Desde la idea hasta el material descargado y listo en unos minutos. Lo que antes tomaba medio día (o varios días si se revisaba) ahora toma menos tiempo que preparar una taza de café.
Esto no es ciencia ficción. Pero es difícil de lograr. Requiere comprensión de diseño, tecnología y todo el flujo de trabajo de producción. No puede ser construido por una empresa de tecnología que no entiende el proceso de diseño. Tampoco puede ser construido por una agencia de diseño sin competencia técnica.
Requiere alguien que haya estado allí, en producción y en gestión de marca, y que entienda los puntos débiles desde ambos lados.
Con nuestro trasfondo en producción visual, entendimos que esto requiere un enfoque diferente – donde las plantillas inteligentes se encuentran con la gestión de activos inteligente.
Solución de multiproducción: sistema de plantilla inteligente con banco de activos centralizado
El secreto no son solo plantillas inteligentes. Tampoco es solo un banco de imágenes bien organizado. Es la combinación. Cuando ambas partes están en su lugar y también se comunican sin problemas entre sí, ocurre la magia. Lo que antes tomaba horas ahora toma segundos.
Analicemos cómo funciona realmente.
Parte 1 - Banco de activos: una fuente de verdad
Para el departamento de marketing, comienza aquí. Cargan todos sus activos aprobados en una biblioteca central. No solo imágenes, sino todo.
Fotos de productos de la última sesión de fotos. Fotos del equipo de la oficina. Fotos de archivo que han licenciado. Videos de demostraciones de productos y testimonios de clientes. Todas las versiones de su logotipo: color, blanco y negro, negativo. Sus fuentes personalizadas. Documento de directrices de marca. Metraje B de eventos corporativos. Todo lo que alguien en la organización pueda necesitar está aquí.
La estructura es importante. Pueden categorizar y etiquetar material. "Productos - Categoría A - Otoño 2024" o "Equipo - Oficina de Estocolmo - Grupo de liderazgo". El control de versiones garantiza que cuando actualicen un logotipo, la versión anterior desaparezca (o se mueva al archivo). Siempre hay una sola versión actual de cada activo.
La función de búsqueda es inteligente. No busquen solo por nombre de archivo, busquen por contenido. "Entorno de oficina verano 2024" encontrará las imágenes correctas incluso si se llamaban "IMG_4726.jpg" cuando se cargaron. La búsqueda impulsada por IA entiende el contexto y el contenido visual.
Para sus empleados, esto es simple. Se conectan. Buscan lo que necesitan. Solo ven material aprobado. No hay incertidumbre, no hay conjeturas. ¿Pueden ver la imagen en el sistema? Entonces está bien usarla. Punto.
Parte 2 - Plantillas Inteligentes con Control Total
Ahora viene la segunda parte. Tienen plantillas que utilizan - tal vez creadas por su agencia, tal vez producidas internamente por su departamento de marketing. Pueden ser plantillas de presentación, plantillas de redes sociales, diseños de folletos, plantillas de anuncios de trabajo, lo que sea.
Cargan la plantilla. El sistema lee el diseño e identifica todos los elementos. Repasan y deciden qué debe estar bloqueado y qué pueden cambiar los usuarios.
¿El logotipo? Bloqueado. Posición, tamaño, color – todo está fijado. ¿La paleta de colores? Bloqueada. Los usuarios no pueden "experimentar" con otros tonos. ¿Tipografía? Bloqueada. Fuente correcta, tamaños correctos, espaciado entre líneas correcto.
¿Los títulos? Los usuarios pueden escribirlos ellos mismos. ¿El texto del cuerpo? Se adapta a sus necesidades. ¿Las ubicaciones de las imágenes? Aquí pueden insertar imágenes – pero solo desde el banco de activos aprobado.
Para sus empleados, el flujo de trabajo se vuelve extremadamente simple. Eligen una plantilla. "Necesito una presentación de producto". Listo. Ven directamente qué campos pueden rellenar. Escriben su título. Insertan su texto descriptivo. Necesitan una imagen del producto – van al banco de activos, buscan por nombre de producto, insertan la imagen. Listo. Descargan. PDF o PNG, listo para usar.
La magia en la combinación - De horas a segundos
Comparemos el flujo de trabajo tradicional con nuestra solución.
Tradicionalmente:
El vendedor en Malmö necesita una presentación para una reunión con un cliente mañana. Buscan la plantilla de presentación de la empresa. Encuentran una versión en Teams del año pasado – ¿es la última? Abren PowerPoint. Ahora necesitan el logotipo. ¿Dónde está? ¿Google Drive? No. ¿Dropbox? Encuentran uno, pero ¿es la versión nueva o la antigua? Envían un mensaje de Slack al departamento de marketing. "¿Qué logotipo debo usar?" Esperan.
Ahora necesitan imágenes de productos. Buscan el nombre de la empresa más el producto en Google. Encuentran algunas imágenes, pero no están seguros – ¿pueden usarlas? Envían un nuevo mensaje. "¿Puedo usar estas imágenes de productos?" Esperan de nuevo.
Dos horas más tarde, tienen un primer borrador. Lo envían al departamento de marketing para su revisión. "¿Tienen tiempo de revisar esto antes de la reunión de mañana?" Al día siguiente llega la respuesta: "¿Puedes cambiar la tipografía a nuestra tipografía de marca? Y ese logotipo es de 2022, usa el nuevo."
Tiempo total: Varios días. Varias horas de trabajo activo. Frustración en ambos lados.
Con nuestra solución:
El vendedor de Malmö inicia sesión. Selecciona "Presentación de producto - Reunión de ventas". 30 segundos. Escribe el nombre del cliente y el nombre del producto en los campos desbloqueados. 1 minuto. Hace clic en la colocación de la imagen, busca el nombre del producto en el banco de activos y arrastra la imagen que desea. 30 segundos. Agrega una imagen complementaria de la misma búsqueda. 20 segundos. Descarga como PDF. 10 segundos.
Tiempo total: Menos de 3 minutos. El material sigue garantizado perfil gráfico. No se necesita revisión. La reunión con el cliente está salvada.
No es solo el ahorro de tiempo - aunque es masivo. Es la libertad para el vendedor de actuar rápidamente. Es la tranquilidad para el departamento de marketing saber que el material es correcto. Es el profesionalismo en que cada presentación se vea como debería.
Funcionalidad Inteligente - Sin Volverse Complicado
Detrás de escena suceden cosas que el usuario nunca necesita pensar, pero que hacen que la experiencia sea fluida.
Ajuste de texto inteligente. Cuando el usuario escribe un título que es más largo que el diseñado originalmente para la plantilla, el texto se ajusta automáticamente. No rompiendo el diseño - sino optimizando el tamaño y el salto de línea para que el diseño se mantenga. Se ve profesional sin importar cuán largo sea el texto.
Soporte multipágina. No solo cree páginas individuales: construya presentaciones completas. Cada página sigue la plantilla. Cada página tiene el mismo nivel de control. El usuario puede agregar o eliminar páginas según sea necesario, pero el diseño permanece coherente.
Variables para personalización. El vendedor de Gotemburgo abre una plantilla y su nombre, oficina y datos de contacto se rellenan automáticamente. Ni siquiera necesitan pensar en ello. La misma plantilla para Malmö obtiene automáticamente la información de la oficina de Malmö.
Sus fuentes personalizadas están siempre disponibles. No hay "no encontré la fuente, así que usé Arial en su lugar". El sistema tiene todas sus fuentes incorporadas y las aplica automáticamente.
Casos de uso reales
Equipo de ventas: Uno de nuestros clientes, una empresa B2B con 15 vendedores en todo el país, solía tardar 2-3 horas en preparar presentaciones personalizadas para clientes. Ahora toma 3-4 minutos. Tienen acceso a todas las últimas imágenes de productos en el banco de activos y pueden adaptar rápidamente las presentaciones según la industria o las necesidades del cliente.
Oficinas locales: Otra empresa con 8 oficinas locales luchaba con el contenido de redes sociales. Cada oficina quería publicar sobre eventos y logros locales, pero el material se veía muy diferente. Ahora utilizan las mismas plantillas de redes sociales, incorporan sus imágenes locales del banco de activos (que están etiquetadas por oficina) y producen contenido que se ve uniforme pero con contenido local.
Departamento de RRHH: El material de incorporación cambia constantemente a medida que el equipo crece. En lugar de tener que volver a un diseñador cada vez que alguien nuevo se une, RRHH puede actualizar las presentaciones de incorporación con nuevas fotos del equipo desde el banco de activos y información actualizada.
Eventos y ferias: Cuando participan en una feria, a menudo se necesitan roll-ups, folletos y otros materiales personalizados para ese evento. Con acceso a imágenes específicas del evento en el banco de activos y plantillas para materiales de feria, el equipo de eventos puede producir rápidamente todo lo que necesitan sin involucrar recursos de diseño.
Reclutamiento: Las plantillas de anuncios de trabajo con imágenes actuales de "trabajar con nosotros", fotos del equipo y imágenes de la cultura de la empresa desde el banco de activos hacen que cada puesto se comercialice de manera profesional y coherente – sin que RRHH tenga que esperar al departamento de marketing.
Por qué una productora de cine y video construyó esta solución
Hemos producido miles de materiales visuales para empresas durante más de 20 años, desde anuncios y animaciones hasta presentaciones corporativas y videos educativos. Esta experiencia nos ha enseñado algo fundamental: la gestión de activos y la coherencia de marca no son solo desafíos de diseño, sino también de producción.
Hemos visto el problema desde ambas perspectivas. Como productores, sabemos lo importante que es tener los activos correctos organizados y accesibles. En nuestro propio estudio, tenemos sistemas para manejar miles de archivos: material sin procesar, producciones terminadas, activos de clientes, archivos de audio y fuentes tipográficas. Sin un buen orden, la producción colapsa.
Como asesores de empresas, hemos visto el dolor. Entregamos una película corporativa perfecta, completa con gráficos que siguen su perfil exactamente. Seis meses después, vemos que utilizan gráficos antiguos en sus presentaciones, o que los equipos locales han creado sus propias versiones que no coinciden. La frustración es palpable – tanto en nosotros como en sus departamentos de marketing.
La idea fue clara: las herramientas creadas por empresas de tecnología no entienden el proceso de diseño o el flujo de trabajo de producción. Resuelven problemas genéricos. Pero la coherencia de la marca para empresas con varios departamentos no es un problema genérico – requiere una comprensión profunda de cómo se produce y utiliza el contenido visual.
Nuestra combinación es única. Tenemos experiencia creativa de dos décadas de producción. Tenemos competencia técnica: construimos soluciones de software y automatización para nuestros propios procesos de producción. Entendemos la gestión de activos porque es el núcleo de nuestras operaciones diarias. Y utilizamos AI y tecnología moderna en nuestra producción, por lo que sabemos exactamente cómo equilibrar la automatización con la calidad y el control humano.
La transparencia es importante para nosotros: esto no es nuestro enfoque principal. Somos principalmente una compañía de producción especializada en películas, video y animación. Pero cuando construimos esta solución para manejar nuestras propias necesidades y vimos qué efecto tuvo, nos dimos cuenta de que cada departamento de marketing lucha con el mismo problema.
Lo resolvimos para nosotros mismos y para nuestros clientes. Ahora queremos compartirlo.
De Caos a Control - Resultados Esperados
Hablemos concretamente sobre qué pueden esperar las empresas cuando implementan un sistema como este.
Inmediatamente
Fin del material fuera de la marca. Cuando los usuarios físicamente no pueden cambiar logotipos, colores o tipografías, el problema desaparece. Ya no es una cuestión de educación o disciplina – el sistema simplemente no lo permite.
Fin de versiones incorrectas de activos. Cuando solo hay una versión de cada activo en el sistema, y esa versión siempre es la última aprobada, el problema con logotipos antiguos y imágenes de productos obsoletas desaparece. Ustedes actualizan una vez – todos usan automáticamente la nueva versión.
El departamento de marketing no necesita revisar cada folleto. Cuando el material sigue la definición de la perfil, ya no necesitan garantizar la calidad del diseño. Pueden centrar su revisión en el contenido y el mensaje donde realmente se necesita.
Tiempo de producción de horas a minutos. Hemos medido esto en nuestros clientes. Tareas que antes tomaban de 2 a 4 horas (incluyendo el tiempo de espera para la revisión) ahora toman de 3 a 5 minutos. El equipo de ventas puede actuar más rápido. Las oficinas locales pueden ser más ágiles en las redes sociales. El equipo de eventos puede producir material sobre la marcha.
Los empleados se sienten empoderados. En lugar de depender del departamento de marketing para cada pequeño ajuste, el equipo puede actuar de forma independiente. Pueden crear el material que necesitan, cuando lo necesitan, sin temor a equivocarse.
A largo plazo
Reconocimiento de marca más fuerte. Cuando todo el material se ve de manera coherente, en todas partes, todo el tiempo, se fortalece su identidad visual. Los clientes y socios aprenden a reconocerlos en un abrir y cerrar de ojos. Así es exactamente como debería funcionar una marca fuerte.
Ahorro masivo de tiempo y costos. Piense en esto: si el 30% de su material producido anteriormente necesitaba ser rehecho o ajustado, y cada ronda costaba 2-4 horas de trabajo, ¿cuánto tiempo se ahorra en un año? ¿Cuánto cuesta ese tiempo en el salario del departamento de marketing? La respuesta suele ser cientos de miles de coronas.
Escalabilidad. Cuando la empresa crece - nuevos oficinas, nuevas líneas de productos, nuevos mercados - la solución escala con ustedes. Agregue nuevas plantillas. Cargue nuevos activos. Dé a más usuarios acceso. El sistema lo maneja.
Imagen profesional en todas partes, siempre. Cada punto de contacto, desde una presentación de ventas hasta una publicación en redes sociales y material de feria, representa su marca de la manera correcta. Esa es la diferencia entre una empresa que parece grande y establecida y una que parece fragmentada.
Mejor gestión de activos. Obtenga información sobre qué se utiliza dónde. ¿Qué plantillas son más populares? ¿Qué imágenes se utilizan más? ¿Qué activos nunca se utilizan? Esta información les ayuda a mejorar continuamente su contenido y su comunicación.
Charla real desde nuestra experiencia
Hemos visto empresas donde el 30-40% de todo el material producido por los equipos locales debe rehacerse porque no sigue la identidad visual o utiliza activos obsoletos. Piense en esa cifra. Casi la mitad de toda la producción es, de hecho, tiempo perdido.
Cuando el vendedor de Malmö utiliza el logotipo de 2019 y la imagen del producto de 2022 en una presentación a un cliente potencial clave, ¿qué dice sobre su organización? Cuando RRHH publica un anuncio de trabajo con fotos del equipo en las que la mitad de las personas ya no trabajan
Esto no son problemas cosméticos. Es dinero, tiempo y frustraciones que no necesitan. También son oportunidades de negocio perdidas cuando se cuestiona la profesionalidad.
¿Se ajusta esta solución a su organización?
No todas las empresas necesitan esto. Seamos honestos sobre quién obtiene más valor de una solución como esta.
Perfecto para empresas como
Tiene un perfil gráfico existente que desea mantener. Si ya ha invertido en identidad visual y sabe cómo debe verse, esto es perfecto. Le ayudamos a implementarlo de manera coherente.
Tiene más de 50 empleados distribuidos en varias oficinas o departamentos. Cuantas más personas producen material, más difícil es mantener la consistencia de la marca. Aquí es donde realmente se ve el valor.
Lucha activamente por mantener el material en línea con la marca. Si se identifican con los escenarios al principio del artículo: equipos de ventas que usan logotipos incorrectos, oficinas locales que van por su propio camino en términos de diseño, entonces esto está diseñado para ustedes.
Tiene activos dispersos en diferentes sistemas. Google Drive, Dropbox, SharePoint, computadoras locales: si sus imágenes aprobadas, logotipos y otros materiales están en todas partes y en ninguna, necesitan centralización.
Quiere dar autonomía a los equipos locales sin perder el control. El equilibrio entre libertad y control es difícil. Esta solución les ofrece ambos.
Tiene un presupuesto de marketing que se filtra en el trabajo de corrección y el tiempo de espera. Calcula. ¿Cuánto tiempo dedica el departamento de marketing a revisar, corregir y rehacer material? ¿Cuánta productividad se pierde cuando el equipo de ventas espera las aprobaciones? Las cifras suelen ser esclarecedoras.
No es correcto si
Carece de una identidad visual clara. Si no sabe cómo debería verse su identidad visual, debe comenzar por ahí. En Multiproduktion estamos encantados de ayudar a desarrollar eso primero: después de todo, es nuestra área principal.
Solo el departamento de marketing produce todo el material. Si tiene un modelo centralizado en el que no se produce material de forma descentralizada, probablemente no necesite este sistema.
Es un equipo muy pequeño (menos de 10 personas). A ese tamaño, a menudo es más fácil con comunicación directa y control manual.
Si se reconocen en las primeras categorías y están curiosos sobre cómo funcionaría esto para su organización, hablemos.
Control sin perder flexibilidad
La consistencia de la marca no se trata solo de tener bonitos templates de diseño o un banco de imágenes unificado. Se trata de tener las herramientas adecuadas que realmente entiendan el problema que intentan resolver. Las herramientas existentes están diseñadas para diseñadores o para la creación de contenido en general. No resuelven el problema específico que surge cuando una empresa con varios departamentos necesita producir material que siempre siga el perfil.
Con nuestro historial como productora - 20+ años creando contenido visual, gestionando miles de activos y comprendiendo la gestión de marca desde dentro - creamos la herramienta que los departamentos de marketing realmente necesitan. Donde las plantillas inteligentes con control total se encuentran con la gestión inteligente de activos con todo en un solo lugar.
El resultado es algo que antes parecía imposible: material que tarda segundos en crearse en lugar de horas, y que siempre, con garantía, sigue su perfil gráfico.
El Santo Grial para los departamentos de marketing. Libertad para sus equipos. Control para usted. Profesionalismo en todas partes.
¿Quieren ver cómo funciona en la práctica con sus propias plantillas y activos? Reserve una demostración donde repasaremos el sistema y mostraremos exactamente cómo se vería para su organización. En Multiproduktion entendemos la comunicación visual y los flujos de trabajo de producción: déjenos mostrarles cómo pueden obtener control sin perder la flexibilidad.
Contáctenos para una demostración personalizada
Preguntas Frecuentes Sobre la Coherencia de Marca y Plantillas Gráficas para Empresas
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Texto de descripción. El mayor desafío con una identidad gráfica coherente en varios departamentos es equilibrar el control con la autonomía. Tradicionalmente, las empresas tienen dos opciones: centralizar toda la producción en el departamento de marketing (lo que crea cuellos de botella) o dar a los departamentos la libertad de crear su propio material (lo que a menudo conduce a la inconsistencia).
La solución más efectiva combina tres elementos. En primer lugar, control técnico a través de sistemas que bloquean elementos de diseño que no deben modificarse: logotipos, paletas de colores, tipografía. Esto elimina la posibilidad de "equivocarse". En segundo lugar, gestión centralizada de activos donde se recopilan todas las imágenes, videos y elementos gráficos aprobados. Cuando los equipos solo pueden utilizar material aprobado, desaparece el problema de las versiones obsoletas. En tercer lugar, plantillas flexibles fáciles de usar para que los departamentos las utilicen en lugar de encontrar sus propias soluciones.
En nuestra experiencia de más de 20 años trabajando con empresas, hemos visto que la formación y las guías nunca son suficientes. No pueden formar a cientos de empleados en diseño gráfico y esperar que todos sigan las reglas a la perfección. En su lugar, los sistemas deben construirse de manera que lo correcto sea lo sencillo, donde seguir la perfil sea el camino natural, no algo que requiera un esfuerzo extra. aquí
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La consistencia de la marca implica que la identidad visual y verbal de una empresa se presenta de la misma manera en todos los canales y puntos de contacto. Se trata de que el logotipo siempre tenga el mismo aspecto, que la paleta de colores se utilice de manera coherente, que la tipografía siga las mismas reglas y que el sentimiento general sea uniforme, independientemente de si el cliente se encuentra con la marca en las redes sociales, en una presentación, en una feria o en una firma de correo electrónico.
¿Por qué es importante esto? La investigación muestra que los consumidores necesitan encontrarse con una marca entre 7 y 10 veces antes de reconocerla y empezar a generar confianza. Sin embargo, cada vez que la expresión visual varía, con tonos de color incorrectos, diferentes versiones del logotipo, tipografía inconsistente, el contador se "reinicia" parcialmente. El cerebro lo percibe como entidades diferentes en lugar de la misma marca.
Para las empresas B2B, el efecto es aún más notable. Cuando un cliente potencial recibe una presentación de ventas que no coincide con la impresión de la página web, o cuando el material en una feria tiene un aspecto diferente al que habían visto antes, crea dudas sobre la profesionalidad. En nuestro trabajo con comunicación empresarial, hemos visto cómo la inconsistencia afecta directamente la credibilidad – pequeñas desviaciones visuales tienen grandes consecuencias en cómo se percibe la seriedad de la empresa.
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El problema más común con las plantillas gráficas es que dan demasiada libertad. Una plantilla en PowerPoint o una plantilla de Canva puede parecer perfecta cuando se crea, pero el usuario puede cambiar casi todo: tipografía, colores, tamaños, posiciones. El resultado es que cada usuario hace "pequeños ajustes" que creen que mejoran el diseño, y de repente hay diez variantes diferentes de la misma plantilla en circulación.
El otro gran problema es la accesibilidad y el control de versiones. Las plantillas se envían por correo electrónico, se guardan localmente, se copian en diferentes carpetas compartidas. Pronto hay varias versiones y nadie sabe cuál es la última aprobada. El vendedor en Gotemburgo utiliza la versión de 2022, mientras que la oficina de Malmö tiene la actualización de 2024. Ambos creen que están utilizando la plantilla "correcta".
Un tercer problema es que las plantillas a menudo carecen de los activos necesarios. El usuario abre la plantilla pero luego necesita buscar logotipos, imágenes de productos, fuentes y otros elementos en diferentes sistemas. Esta fricción hace que muchos elijan crear algo desde cero en su lugar, lo que pierde completamente el sentido de tener plantillas.
Finalmente, muchas plantillas no están diseñadas para cómo se utilizan realmente. Una plantilla de presentación puede parecer perfecta con texto de ejemplo, pero cuando el usuario escribe títulos más largos o necesita más puntos, el diseño se rompe. El texto se sale de los marcos o se vuelve demasiado pequeño para leer. En nuestra producción, hemos aprendido que las plantillas deben ser lo suficientemente inteligentes como para manejar un uso real y variado, no solo ejemplos ideales.
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Tradicionalmente, se necesitan entre unas horas y varios días para crear material de marketing para las oficinas locales, dependiendo de varios factores. Si el material necesita ser revisado por el departamento de marketing centralmente, lo cual suele ser el caso, se añade tiempo de espera. En la práctica, el flujo de trabajo suele ser así: la oficina local dedica 1-2 horas a encontrar plantillas y recursos, 1-2 horas a crear el material, luego espera 1-3 días para la revisión, seguido de 30-60 minutos para correcciones.
Tiempo total desde la necesidad hasta el material listo: 3-7 días, de los cuales varias horas son trabajo activo. Esto supone que todo va sin problemas – que se encuentran las plantillas correctas, que hay imágenes aprobadas disponibles y que solo se necesita una ronda de revisión.
En muchos casos, el tiempo necesario es aún mayor. Hemos visto ejemplos en los que las oficinas locales necesitan esperar semanas para obtener material gráfico producido, ya sea porque el departamento de marketing tiene una cola o porque los activos correctos no están disponibles y deben crearse primero. Esto a menudo lleva a que las oficinas locales renuncien (y pierdan oportunidades de marketing) o tomen el asunto en sus propias manos (lo que resulta en material fuera de la marca).
Con soluciones modernas donde las plantillas están técnicamente bloqueadas y los activos están centralizados, el mismo proceso puede tomar de 3 a 5 minutos. El usuario elige la plantilla, ingresa el texto, arrastra imágenes desde la biblioteca aprobada y descarga. No se necesita revisión porque el material sigue el perfil por diseño. De esperar semanas a trabajar minutos – esa es la diferencia entre las oportunidades perdidas y el marketing ágil.
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La gestión de activos en sentido amplio se trata de organizar y gestionar archivos digitales: imágenes, videos, documentos y otros contenidos que una empresa utiliza. Puede ser tan simple como una estructura de carpetas bien organizada en Google Drive o tan avanzada como sistemas dedicados con metadatos, etiquetado y búsqueda avanzada.
DAM - Gestión de Activos Digitales - se refiere específicamente a sistemas y plataformas diseñadas para manejar grandes cantidades de activos digitales a nivel empresarial. Los sistemas DAM se centran en el almacenamiento a largo plazo, categorización avanzada, gestión de derechos (quién puede usar qué), gestión de versiones e integración con otros sistemas. A menudo son herramientas complejas y potentes que requieren administradores dedicados.
Para las empresas que trabajan con la coherencia de la marca, la distinción es importante. Un sistema DAM tradicional es excelente para almacenar y organizar miles de activos, pero no resuelve el problema de la coherencia de la marca. No dice "este logotipo se puede usar aquí pero no allí" o "estos colores se pueden usar juntos". Tampoco vincula los activos a las plantillas de una manera que asegure el uso correcto.
Lo que las empresas realmente necesitan es algo intermedio: una gestión de activos lo suficientemente sofisticada para mantener el orden, pero vinculada a un sistema de plantillas que garantice que los activos se utilicen correctamente. En nuestra experiencia, es la combinación la que aporta valor, no solo el almacenamiento de archivos, sino una distribución inteligente para el uso correcto en el contexto adecuado. Un sistema DAM puede decir "aquí están todas nuestras imágenes de productos". Un sistema de coherencia de marca dice "aquí está la imagen del producto que debes usar en este tipo de material, exactamente en el lugar correcto, en el tamaño correcto"
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La causa más común por la que se utilizan logotipos y gráficos obsoletos no es que los empleados elijan deliberadamente versiones antiguas, sino que no saben cuál es la correcta. Cuando los activos están dispersos en diferentes ubicaciones, en archivos adjuntos de correo electrónico, computadoras locales y diferentes servicios de almacenamiento en la nube, es imposible saber qué es lo actual.
La forma más efectiva de evitar esto es la centralización con control de versiones. Todos los activos aprobados están en exactamente un lugar. Cuando se agrega una nueva versión, reemplaza (o archiva) automáticamente a la anterior. Solo hay una versión del logotipo disponible, y es la correcta.
Pero la centralización no es suficiente. Si los usuarios todavía pueden copiar archivos localmente o si las versiones antiguas permanecen en el material existente, el problema continúa. Aquí se necesitan soluciones técnicas donde los activos se vinculen dinámicamente en lugar de copiarse. Cuando se actualiza la logotipo en el sistema, se actualiza automáticamente en todas partes donde se utiliza.
Un tercer elemento es hacer que lo correcto sea fácil. Si el proceso para encontrar y utilizar activos aprobados es complicado, los usuarios tomarán atajos: buscar el nombre de la empresa y utilizar lo que encuentren, o reutilizar archivos antiguos que tengan localmente. Por lo tanto, el sistema debe ser lo suficientemente intuitivo como para que sea más rápido hacer lo correcto que hacer lo incorrecto.
En nuestro estudio tenemos tolerancia cero para los activos antiguos en producción. Cada proyecto utiliza material de nuestro banco de activos central donde la gestión de versiones es automática. Cuando un cliente actualiza su logotipo, el antiguo se archiva inmediatamente. Este enfoque de trabajo, que hemos aplicado durante más de 20 años, es lo que hemos incorporado en nuestros sistemas para la coherencia de la marca.
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Los departamentos de marketing tradicionalmente utilizan una combinación de diferentes herramientas, lo que a menudo es parte del problema. Las directrices de marca se documentan normalmente en formato PDF o como páginas web: documentos detallados que describen el uso del logotipo, paletas de colores, tipografía, tono de voz y ejemplos de aplicación correcta. Estos documentos se comparten a través de intranets o servicios de almacenamiento en la nube.
Para la propia producción de material, muchas empresas utilizan herramientas estándar como Microsoft Office, Google Workspace, Canva o Adobe Creative Suite. Algunas empresas invierten en plataformas de portal de marca dedicadas donde se recopilan plantillas y activos. La comunicación sobre preguntas de marca se maneja a menudo a través de Slack, Teams o correo electrónico.
El problema con este enfoque fragmentado es que las pautas están en un lugar, las herramientas en otro, los activos en un tercero y la comunicación en un cuarto. Un usuario que necesita crear material debe navegar entre todos estos sistemas, interpretar las pautas él mismo y esperar hacerlo correctamente.
Empresas más avanzadas utilizan plataformas como Frontify, Bynder o similares que intentan reunir la gestión de marca en un solo lugar. Estos sistemas suelen ser potentes pero también costosos y complejos, diseñados para grandes organizaciones empresariales con gestores de marca dedicados.
Lo que muchas departamentos de marketing realmente necesitan no es más herramientas para hacer malabarismos, sino un sistema integrado donde las pautas están integradas en el propio proceso de producción. En lugar de leer "el logotipo debe estar en la esquina superior izquierda con un margen de 20 píxeles" y luego tratar de implementarlo, el logotipo está automáticamente en el lugar correcto cuando el usuario elige una plantilla. Las pautas no se convierten en un documento a seguir, se convierten en reglas que el sistema aplica automáticamente.
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Cuando las empresas tienen varias oficinas o departamentos, rápidamente surge el caos sobre qué imágenes se pueden utilizar. Cada oficina construye su propia colección: algunas fotos de archivo aquí, imágenes de productos de una campaña anterior allá, fotos móviles del último evento. El resultado es que la empresa parece fragmentada. La oficina de Estocolmo utiliza un estilo visual, Gotemburgo otro, Malmö un tercero.
Un banco de imágenes centralizado resuelve varios problemas al mismo tiempo. En primer lugar, control de calidad. El departamento de marketing puede garantizar que todas las imágenes utilizadas cumplan con los estándares técnicos y visuales. No hay fotos móviles pixeladas en el material de marketing. No hay imágenes de archivo sin licencia que puedan crear problemas legales.
En segundo lugar, la coherencia de la marca. Cuando todas las oficinas utilizan la misma biblioteca de imágenes, se crea una cohesión visual. Los productos se fotografían profesionalmente una vez y luego se utilizan las mismas imágenes en todas partes. Las imágenes de la cultura de la empresa siguen el mismo estilo. Las fotos de eventos tienen una calidad constante.
En tercer lugar, la eficiencia. En lugar de que cada oficina busque o cree sus propias imágenes, lo que lleva tiempo y a menudo cuesta dinero, todo ya está disponible. ¿Necesita la oficina de Malmö imágenes de productos para una campaña local? Ya están disponibles, fotografiadas profesionalmente y aprobadas.
En cuarto lugar, las actualizaciones. Cuando se actualiza un producto y se toman nuevas imágenes, se añaden al banco central. Todas las oficinas tienen acceso inmediato a las últimas versiones. Compare esto con la alternativa en la que las antiguas imágenes de productos continúan siendo utilizadas durante años por oficinas que no saben que hay nuevas.
Hemos visto en nuestra actividad cómo las empresas se transforman al implementar una gestión de activos centralizada. De la situación en la que cada oficina "hacía lo mejor que podía" con el material que tenía, a una situación en la que activos profesionales y de marca están disponibles para todos en segundos. La diferencia en cómo se percibe externamente la empresa es notable – de fragmentada a unificada, de amateur a profesional.